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产品需求重要和紧急,到底先做哪个 [复制链接]

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重要紧急四象限,很多人都不陌生甚至广为普及。那么究竟有哪些通用的原则可以运用到我们的生活和工作中,这里通过对时间管理、任务管理以及需求管理进行阐述和理解。

四象限管理法则,常用于时间管理的规划方法,不管是自己在日常生活中的个人管理,还是在工作中的任务管理,很多人都会结合自己的实际情况运用。各行各业的专业人士都根据自己需要,整理出适合自己的模型,同时也通过这个管理方法受益良多,让自己的生活和工作井井有条和高效。

一、时间管理

通过使用四象限管理方法,个人可以用来规划日常生活计划或工作任务优先级。具体的优先级策略,引用百度百科内容如下:

马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

单看方法论说明还是比较容易理解的,整个管理方法的核心就是区分重要和紧急的事项。

道理都懂,但在具体执行时如何区分哪些任务是重要的,哪些是紧急的,哪些又是重要且紧急的…还需要结合自己的具体情况做出规划和选择。

下面以疫情期间去药店采购防护用品为例,对重要、紧急进行理解和区分,同时如果分别对应到四个象限的策略里,就可以采取相应行动来规划任务。

受疫情影响,很多人都积极采购防护用品,满足当下疫情中人们日常生活所需,然而自己所在小区附近的药店里,口罩、一次性手套等防护用品快要售完:

情境1

如此时自己家里的口罩也仅剩一两个,如果不出门去买之后很长一段时间可能就供不应求,从而给自己日常防护带来不便,因此需要立即采购,那么当下对于自己来讲,“出门去药店购买口罩”等防护用品就是重要且紧急的事情;

因为购买口罩是自己的核心需求,需要优先解决,而且当前时间段购买口罩有时间限制,去晚了很可能就卖完了,因此会比较着急;此类事件可归类到第一象限“重要且紧急”事件,这类事情因同时具备重要性和紧急程度,因此通常都需要马上去做。

情境2

如果发现家里口罩还有好多,甚至还有很多一次性手套,只是酒精、消毒液没有,那么此时“出门去药店购买口罩”就是重要但不紧急的事情。

因为本身准备口罩这件事是很重要,但是因为自家储备比较充足,不需要再浪费一个口罩出门采购,如果剩余防护用品足够使用,可以暂时不用着急出去采购;此类事件可归类到第二象限“重要但不紧急”事件,这类事情因具备重要性,但紧急程度较弱,因此通常可以先规划好再有计划地去完成。

情境3

以口罩储备充足为基础条件,如果此时药店发出广播通知,药店里的口罩、手套限时销售,下午六点之前再不来买就没有了,可能得过段时间才有货,那么此时对于自己来讲,“出门去药店购买口罩”就是紧急但不重要的事情。

因为口罩快要卖完这件事本身比较紧急,过了今天就不知道啥时候会再有,只是因为自己储备充足,所以对于自己来讲就不是太重要了;此类事件可归类到第三象限“紧急但不重要”事件,这类事情因具备紧急程度,但因为对个人而言并不太重要,因此通常可以授权他人或协调分配去完成,比如可以找去药店的人帮忙捎几个口罩带回来。

情境4

如果过了一会药店又有广播通知说,药店内所有防护用品都销售完了,但是还有很多双黄连口服液、板蓝根冲剂,那么此时“出门去药店购买口罩”对于自己来讲就是不重要也不紧急的事情;

因为药店内没有自己急需的东西,而且剩余的药品对于自己来讲并非核心需求,也无需太着急去购买,因此就无需多虑了;此类事件可归类到第四象限“不重要且不紧急”事件,这类事情因既不具备重要性,而且紧急程度也比较弱,因此可以忽略并寻找其它重要的事情去完成。我们在日常生活中应多计划第二象限的事情,同时通过合理规划、未雨绸缪来减少第一象限的事情,同时警惕被第三、第四象限的事情冲昏头脑、扰乱计划,最终导致本末倒置。

二、任务管理

我们在日常规划工作任务时,会侧重于“重要”导向,鼓励我们优先完成重要且紧急的事情,同时着重规划重要不紧急的事情,而其他两种类型的任务可以选择合理分配、快速处理或直接忽略。

以“重要的事情”为导向的优点,是可以帮助我们适当地停下来做思考,去寻找和规划可以提升自己工作价值的任务,而不是一直在做“紧急救火”的事情。

经常性“救火”,久而久之会让自己陷入“我很忙”的假象节奏,到头来,很多重要的事情没有忙到点子上,领导交给的任务没有达到预期,同事找帮忙的事情还没开始做。自己觉得很充实,但其实是做了很多本末倒置、费力不讨好的事情,因此也不会产生太多的价值。

但回到现实工作中,我们真的可以按照这种理想的节奏来工作吗?在实际工作中,大多数人应该是做不到的,往往因为领导的一句“这个尽快完成,我一会儿要”,就会打乱你的所有工作节奏。

因此在职场中,对于职责内的工作任务,还是需要优先满足领导预期才行。当然也没有任何事情是绝对的,还需要根据实际情况来规划完成。

对于领导明确要求要快速产出的任务要考虑优先做,此类任务会在较长时间得到领导

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